Como seu nome o indica no arquivo permanente deve conservar-se informação de interesse contínuo que se estende além de qualquer período de auditoria em particular.
A equipe de monografias Alpha – pesquisas monograficas de embasamento para seu TC realizou este artigo
Na parte introdutória deste arquivo se deve incorporar uma cédula que fará as vezes de índice ou conteúdo que indicará as diferentes seções que o integram, mesmas que, a sua vez, se acomodarão em ordem cronológico conforme à data de recopilação.
Portanto resulta indispensável planejar adequadamente a informação que deve conter este arquivo; prevendo assim seu crescimento.
É importante que ao encerrar o trabalho de auditoria se faça uma revisão final da informação que contém o arquivo permanente, para se certificar que seja a que (a juízo do auditor) considere-se conveniente manter. Este projeto ou tal pesquisa seriam essenciais para a finalização de tal procedimento.
Os arquivos permanentes têm como objetivo reunir os dados de natureza histórica ou contínua relativos à presente auditoria.
Estes arquivos proporcionam uma fonte conveniente de informação sobre a auditoria que é de interesse contínuo de um ano ao outro.
Os arquivos permanentes incluem o seguinte:
Programa geral de trabalho da auditoria e sua evolução.
Resumos ou cópias de documentos da companhia que são de importância contínua como a ata constitutiva, os estatutos, os convênios legais de emissão e compra de bônus e os contratos. Os contratos são os planos de pensões, os arrendamentos, as opções de ações, etc. Cada um destes documentos é de importância para o auditor durante tantos anos quanto a empresa esteja em operação. A guarda de tais papéis é de essencial investimento para se evitar qualquer problema posterior, seja jurídico, de operações, etc.
Obrigações fiscais e legais a que se encontra sujeita a entidade..
Cópia ou extrato dos principais contratos com os que esta obrigada a entidade.
Análise de anos anteriores de contas tais como dívidas a longo prazo, contas do capital de acionistas, crédito mercantil e ativos fixos.
Ao ter esta informação em arquivos permanentes o auditor a concentra analisando somente mudanças do balanço do presente ano enquanto conserva para um estudo posterior os resultados das auditorias de anos anteriores de forma acessível.
Evolução das contas de ativos capitalizáveis e sua correspondente depreciação e/ou amortização.
Informação relacionada com o conhecimento da estrutura de controle interno e a avaliação do risco de controle. Inclui organogramas, fluxogramas, questionários e outra informação de controle interno, incluindo lista de controles e desvantagens no sistema.
Os resultados dos procedimentos analíticos de auditorias de anos anteriores. Entre estes dados estão razões e percentagens calculadas pelo auditor e o saldo total ou o saldo por mês para contas selecionadas. Esta informação é útil pois ajuda ao auditor a decidir se existem mudanças infreqüentes nos saldos em conta do presente ano que deveriam pesquisar-se com maior amplitude.Sistemas de operação em uso, como é o caso de sistemas de contabilidade geral e do sistema de contabilidade de custos (incluindo em ambos, catálogo de contas, guia contabilizadora e instrutivo de contabilização).
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